Hoje, vamos deixar de lado um pouquinho a decoração para focar na Assessoria de Eventos.
Devo admitir uma em especial, dentre tantas noivas que entram em contato comigo, que me procuram para serviços de assessoria a seus casamentos.
Percebo dois pensamentos recorrentes às noivas sobre o que seria os serviços de uma Assessoria / Cerimonial de casamento:
A) Que seríamos aquele profissional responsável apenas pela entrada do cortejo nupcial na hora da cerimônia religiosa, receber os convidados no dia da festa e, no máximo, “vigiar” os serviços dos outros fornecedores do evento como buffet, decoração etc; ou
B) Aquele profissional que lhe venderá um pacote fechado de toda a festa (leia-se todos os serviços necessários da festa) sendo que este será o contratante (ou pior, o proprietário de todos os tipos) destes serviços para seus clientes.
Bem, lamento informar, mas não é bem assim que as coisas funcionam na realidade… Faz parte de nossos serviços realizarmos o que está contido no item A; mas no item B só podemos vender o pacote dos nossos serviços e que vocês verão, a seguir, serem muitas coisas. Entretanto nem sempre tão palpável durante a festa, mas ao mesmo tempo, bem visíveis a olhos mais atentos.
E é aqui que começo a importância de se ter um Assessor ao seu lado de preferência, desde o início do da preparação de seu evento. Ao contrário do que muitos imaginam, um Assessor preparado deve ser o primeiro dos profissionais a ser seu contratado (e não o último, como muitas vezes acontece).
Por que?!
Ao contratar uma Assessora de Casamento (que não seja uma assessora do espaço / Buffet), você contrata “seu braço direito”para cuidar de absoluto de seu casamento: planejar, organizar, assessorar e executar seu evento.
Uma vez que tenha sido apresentados estes fornecedores você escolhe aquele que você prefere e eu a ajudo a com as questões contratuais junto a cada um dos fornecedores. Quero lhe deixar claro que qualquer contrato sempre será feito diretamente entre noivos e fornecedores. Cabe ao assessor do casamento ler o contrato e garantir que este seja cumprido pelo fornecedor no dia do evento.
Outros serviços que também pertencem a esta fase é saber quais seus sonhos e desejos para seu casamento e então definir o tipo de cerimônia e festa que terá (quantos convidados, local da cerimônia e festa, a identidade visual, tipo de decoração, horário do casamento, qual o melhor tipo de comida a ser servido de acordo com o horário da festa, definir como será o cerimonial etc.)
2) Organizar, consiste em: traçar metas estratégicas a fim de colocar todo o planejamento para funcionar de maneira adequada no dia do evento (desde a chegada dos fornecedores para preparação da festa, passando pela chegada do convidados, como montar o cortejo, até depois do fim da festa – quando os convidados já foram embora e temos de dar sequência à desmontagem e finalização do evento)
3) Assessorar consiste em: aconselhar, orientar os clientes em qualquer uma das etapas da preparação do evento. É aqui que nos certificamos quanto aos prazos máximos em que os noivos devem saber para ter fechado contratos para cada um dos tipos de fornecedores afim de que estes tenham a sua data disponível e a um preço ou condições de pagamentos em que os noivos mantenham suas finanças organizadas. O bom assessor se preocupa com isto.
Também é aquela parte em que nós “damos as dicas” do quê fazer, como fazer, se pode fazer ou não algo. É aqui que muitas das dúvidas aparecem e muitos erros são cometidos. Por que? Muito, por conta de desconhecimento na parte de “Etiqueta, cerimonial e protocolo”que cada tipo de evento demanda. Muitas vezes, assessores / cerimonialistas sem conhecimento técnico (leia-se estudo) ou experiência profissional cometem gafes que vão das mais leves (como errar na lapela do noivo), passando pelas faltas médias (errando da entrada e posicionamento do cortejo) até as graves que podem arruinar o andamento da festa (como o desentendimento entre fornecedores durante a festa, às vezes, com a própria assessoria que não tem preparo).
E lembre-se, pode parecer bobagem e até frescura para alguns, mas lembre-se que isto estará documentado em fotos e vídeos. Além do que, estará na lembrança de cada convidado se ele foi ou não bem recebido na sua festa. Quem promove um evento para receber seus convidados mal e sem conforto?!
4) Executar consiste em: gerenciamento dos fornecedores antes, durante e depois do evento conforme o que foi pré-definido nas etapas de planejamento e organização. Também é nosso assunto o gerenciamento de conflitos (pense em convidados que passam mal durante a festa, ou em fornecedor que se desentende com outro) além do gerenciamento de imprevistos (um fornecedor ser roubado a caminho do local da sua festa, ou o noivo deixou as alianças com um familiar que adoeceu e não comparecerá ao casamento etc).
Gostaria de fazer um parênteses neste momento: talvez uma assessora que trabalhe para o espaço não resolva algo como este último exemplo que citei porque a sua principal atenção está na preservação do local bem como das regras de funcionamento deste, não nas necessidades pessoais de cada noiva. Muitas delas, vão embora ao inicio da recepção, quando não há um contrato específico para esta assessoria nos moldes que descrevi. Não estou falando mal, ok? Apenas dando uma dica. São serviços distintos apenas. Preste atenção nisto. Uma assessora de casamento, por ser o “braço da noiva” irá fazer visitas a outros locais até encontrar o que melhor se adeque ao que os noivos desejam. A do espaço / buffet, não.
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Sandra Rocha
*imagens pinterest e pertencentes à Sotie Eventos.
